вторник, 19 января 2010 г.

Отдел "как на ладони" – мечта молодого босса

Руководитель от прочих специалистов отличается тем, что помимо организации своей работы должен уметь организовать работу других сотрудников. Особенно умение вести коллективную работу подводит молодых начальников. Когда очередной раз приходит время сдачи какого-то важного проекта, а конь там и не валялся – боссам-трудягам кажется, что проще сделать все самому.
Но это только кажется. При таком подходе руководитель вместо решения важных задач занимается рутиной и что более важно, его сотрудники не работают эффективно и не развиваются. Скажу больше, в этом случае начальник – никакой не руководитель на самом деле. Он все тот же хороший специалист, который просто подает табель на «своих сотрудников».
Что можно посоветовать в таком случае? Кажется на поверхности очень простым следующий прием: выделение в каждом важном проекте контрольных точек, назначение ответственных по этим точкам. Грубо говоря, молодой начальник получает пространство для маневра. Если что-то вдруг пойдет не так – он еще успеет вмешаться и выправить ситуацию ценой нечеловеческих усилий и сидения в офисе в выходные.
Можно, конечно же, таких точек сделать больше. Контролировать не только важные проекты, но и каждый вздох подчиненных. Однако, это другая крайность, чревата сложным планированием и потерей последнего авторитета руководителя (кому из нас нравится постоянное дыхание в спину).
Что же делать? Как одновременно «держать в голове» кто чем занят, успевать делать всем отделом (не путать с одним начальником) срочные дела и не запускать стратегические задачи?
Очень эффективен следующий инструмент.  В Excel составляется следующего вида таблица:



Вести ее начальник может сам для себя, а может вместе с подчиненными (на видном месте, в общей сетевой папке). Прелесть этого метода планирования и контроля в том, что работа каждого сотрудника становится прозрачной. Видно, какие важные задачи стоят перед людьми, что они должны сделать сегодня и на текущей неделе.  У руководителя появляется возможность вмешиваться в работу сотрудников ненавязчиво, обеспечивая выполнение стратегических задач. Так же наглядно можно передавать задачи от более загруженного сотрудника другим.
В последней строке можно оценивать достижения в работе. Туда можно заносить полностью выполненные задачи. Например, не «проведение переговоров с клиентом А», запланированное на сегодня, а «заключен договор с клиентом А».

3 раз(а) прокомментировали:

  1. Добрый день!
    А таблица, я так понимаю, на каждый день должна быть новой? И составляется ли сводная? Делается ли анализ результов в соотношении с поставлеными задачами?
    С Увжаением, Наталья.

    ОтветитьУдалить
  2. Обсуждения к данной статье развернулись на моем старом блоге http://livehh.ru/karpovav3/entry/otdel-kak-na-ladoni#comments

    Что хочется добавить.

    1. Такая таблица составляется на месяц. Соответственно, Результаты работы пишутся тоже за месяц. В следующем месяце таблица начинается сначала.

    2. Таблицу эффективно использовать для групповой работы (планирует начальник вместе с сотрудниками) при работе над новыми проектами. При составления этой "карты местности" для постоянных работ, начальник может вести таблицу сам.

    ОтветитьУдалить
  3. Не совсем так.
    Представьте, начинается месяц. Вы заполняете таблицу задачами (своими и других людей на день, неделю, месяц).
    На след день открывается та же таблица, меняется только ее содержание: новый план дня, какие-то задачи из месячных переходят в недельные, какие-то в выполненные и так далее.

    Новый месяц - новая таблица (перенесены в нее из старого файла могут быть невыполненные задачи за прошлый месяц).

    ОтветитьУдалить

Заинтересовало? Давайте обсудим вместе.